在新信息技术和电子会计档案的推动下,原始凭证不仅可以记录在纸面上,还可以记录在金蝶ERP系统中,这极大地改变了原始凭证的传递、存在、审核和查询方式。在传统的会计信息系统中,原始凭证主要是经济业务活动过程中产生的纸质原始凭证,由经办人员签字盖章后作为正式的原始会计凭证进入会计信息系统。会计人员按照会计制度的有关规定进行确认审核,然后填写会计凭证。
1.原始凭证审核方法
对凭证的审查包括对凭证的经济内容和有效要素的审查。不管媒体如何,对凭证经济内容的审查是重点,审查方式也是一样的。然而,由于媒介的不同,对凭证有效要素的处理方式也完全不同。
传统纸质原始凭证通常是专用发票,有水印、秘密加密等防伪措施。诚信审核主要看凭证是否真实,凭证上是否有涂改痕迹,涂改的地方是否有签字盖章,资本金与资本金金额是否一致,金额的书写是否规范等。不可抵赖审核主要是鉴定单位印章是否真实。但在使用电子原始凭证的情况下,由于电子原始凭证的内容与载体分离,容易被篡改,不可能像纸质原始凭证那样对载体进行审查,因此主要采用电子签名来保证凭证的真实性。
2.更改原始凭证内容的输入方式。
根据核定的传统纸质原始凭证,通过键盘将凭证录入会计信息系统,成为会计基础数据。
在ERP系统中,原始凭证转化为电子信息后,通过图像的智能管理将数据信息传递给财务系统,由财务人员完成审核和记账。从会计处理的角度来看,原始凭证电子化后,财务处理的规则和程序没有改变。从工作方式来看,财务人员审核原始凭证的流程已经从线下变为线上。原始凭证的在线可视化审批和记账提高了整体财务工作的智能化水平。
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